オンライン予約システムで会議室運用をより効率的に

複数会議室の予約管理を想定した予約スケジュールの構築チュートリアルを紹介して行きます。

複数のリソースである会議室を一つのスケジュールで管理する例です。 3つの会議室及び備品であるプロジェクターの予約管理スケジュール例です。

例として会議室や備品の数が非常に多い場合は、各リソース、部屋毎にスケジュールを作成し、サービスタイプスケジュールを活用し、複数のリソーススケジュールを統合することも可能です。詳細は"サービススケジュール"チュートリアル. イベントなどの複数同時予約が必要な場合は"定員制スケジュール"チュートリアルを参照ください。

会議室予約管理スケジュール

このチュートリアルでは3つの会議室、プロジェクター、ホワイトボードなどの備品管理スケジュールを設定します。

チュートリアル:

シンプルな部屋管理用スケジュール
予約の確認リマインダーの送信
スケジュールへのアクセスを制限
予約間のバッファータイムを設定

実際の動作はこちら会議室予約スケジュールデモへ。さらに、SuperSaaSスケジュールをいわゆるウィジェットとして統合することもできます。ウィジェットは、次のようにサイト上の小さなフレームまたは小さなボタンとして表示されます。:

6つのステップでスケジュールを設定

スケジュールを実際に作成、試用を繰り返し理想のスケジュールへ近づけます。

新規スケジュールウィザードを利用した構築方法Step

開始前に

まず、無料試用アカウント作成へその後、login buttonより、SuperSaaS管理画面へ

スケジュールタイプの選択

管理画面右上の新規スケジュールボタンへ、 新スケジュールウィザードよりスケジュールを作成します。

まずはスケジュールタイプを選択

スケジュールタイプの詳細説明はquick video またはスケジュールタイプの説明チュートリアルへ

１対１の予約にはリソースタイプスケジュールを選択します。

スケジュールへアクセス可能なユーザーの定義

セルフサービススケジュールを選択した場合、社内などで認証された利用者のみが予約可能なクローズドスケジュール 予約システムを選択した場合は予約は限定されずオープン設定へ、通常商用利用の貸し会議室などで利用。 イベントカレンダーはスケジュールを公開しますが、予約の変更などは制限されます。

リソースとして会議室を追加

このチュートリアルでは3つの会議室を設定するため、1つ以上のリソースオプションを選択

各リソース数は後からいつでも変更可能です。

スケジュール名を作成

スケジュールはURLとなるため、シンプルな英語がより分かりやすいURLとなります。

スケジュール名もリソース名も後からいつでも変更可能です。もちろんスケジュールのURLも変更されるため、その点は注意下さい。

スケジュール閲覧可能者と変更可能者の定義

スケジュール閲覧をオープンにするか、またはログインを必須にするかどうかの設定が行えます。

スケジュールの表示形式を実際にチェックStep

スケジュールの操作は、各スケジュールの使用からいつでも実行可能

スケジュールの設定、試用を繰り返し理想のスケジュールへ

モバイル機器から素早くスケジュールにアクセスするには"モバイル機器のホーム画面にショートカットアイコンを追加を参照

スケジュール開始直後は空白カレンダーのため、用途に合う様に都度設定を微調整します。

会議室マネジメントスケジュールの作成

スケジュールの空白欄をクリックして新規予約を作成しましょう。

予約時の入力項目はいつでも自由にカスタマイズ可能です。

作成した予約の変更は、予約箇所をクリックするだけです、変更後は忘れずに変更を保存しましょう。

予約設定の調整Step

作成した会議室予約スケジュールを用途に応じて調整します。

概要タブでは、スケジュールの削除や一時ブロックなどの設定が行えます。

リソースの設定

リソースタブより、各リソースの設定が可能です、定員制スケジュールとは表示形式が異なります。

リソースは状況に応じていつでも数、名称、順番など変更可能ですが、同時に複数予約も可能にしたい場合は、サービスタイプスケジュールも参照可能です。

リソースを削除するとそのリソースに関連する予約も全て当然削除されます。予約データはダウンロードなどして事前に保存する方法もあります。

予約の定義

予約の名称を例としてミーティングなどにカスタマイズも可能です。

“ユーザー”の名称も例として顧客、クライアントなど、 “レイアウト設定”より任意の名称へカスタマイズ可能です。

予約制限の定義

予約の制限欄より、各ユーザーが同日に何回予約が可能かなど、の予約の制限を定義可能です。

予約時間の決定

デフォルトの予約時間設定も可能です、この例では3つのオプションとして:

予約時間の制限: 予約者に任意の予約時間を決定させることも可能ですが、中途半端な予約時間では管理に支障が出やすいため、最小予約は15分、最大は4時間までなど制限を設定可能です。
固定予約時間: 固定の予約時間をデフォルトに設定可能
プリセレクトの予約時間を選択: 予め管理者が設定した複数の予約時間を予約者が選択可能へ

予約時間の制限設定により、効率的に予約管理が可能になります。

オプション選択で価格変更

予約時の価格を設定し、オンライン課金設定をすることにより、予約と課金が同時に設定可能です。更に下記の多様な価格設定機能も搭載マニュアルでのクレジットカード情報の収集、 PayPal, Stripe, Mollie 及び ePayを活用したオンライン課金、ポイントシステム、価格設定ルールの追加、又はディスカウントプロモーションの設定

　価格設定機能により、各予約料金の自動計算設定を詳細にカスタマイズ可能です、また各予約時には課金設定を追加可能です。

このチュートリアルでは課金設定はオフにしてあります。

予約の制限

予約の制限タブより、バッファータイムの設定などが行えます。

デフォルトでは30分が予約時間で設定されていますが、各予約の最小時間、最大、または予約間の待機時間などの制約が設定可能です。

バッファータイムを設定しない場合は各予約が隣接するため、予約間に掃除が必要な場合などは15分などバッファータイムの設定が有用です。

Slackと連携して、自動リマインダーを送信、また、emailリマインダーのカスタマイズ、 SuperSaaSと他アプリケーションとの統合など多様なカスタマイズ、連携も可能です。

予約開始時間の制約フィールドにより、予約の開始時間を設定可能なため、中途半端な時間、例として 3:09 pm または 11:32 amなどを避けることが可能になります。

予約開始時間の制約は *:15, *:30, *:45, *:00 などの入力により各予約間15分のギャップ設定が可能。予約開始は3:15 pm, 11:45 am などの15分単位で開始されます。

また予約を切りのいい時間に四捨五入するRounding Time機能も搭載。例 3:52 pm を 4:00pm, 1:07 pm を 1:15 pm へ

活用法の詳細はlimit your availabilityへ

各リソース毎に異なる営業時間を設定することも可能

予約のプロセスをカスタマイズStep

予約のプロセスは下記の様な多様な設定が可能です。誰がスケジュールへアクセス可能?、自動email/SMSリマインダー、スケジュール外観のカスタマイズ及び Supportドキュメントを参照下さい。

予約のプロセスの定義

予約時のフローはプロセスタブより簡単にカスタマイズ可能です。予約時に多様な情報を収集したい場合はフォームの添付も可能ですし、繰り返し予約に関する設定も可能です。

キャンセルポリシーの設定

直前の予約変更は不可など、事業毎に多様なキャンセルポリシーがあるはずです、予約受付可能時間や受付開始時間など多様な制限が可能

email/SMSのリマインダーを自動送信

予約時の確認、予約日時が近づいた場合など自動リマインダーメールの送信設定が可能

予約後に指定したページへ予約者を移動させたい場合など、リダイレクトするURLの指定も可能です。

次に、emailリマインダーの送信オプションでemailの自動リマインダーを送信可能です。詳細はSMSリマインダーの送信へ。予約に関するフィードバックを収集する場合など予約終了時間に合わせてFollow-up emailを送信可能です。活用法はpersonalize and customize each of these email notificationsへ